Digitale communicatie: E-mail

Een elektronische boodschap of brief.

Waarvoor gebruik je e-mail? 

• Voor het versturen van een bericht aan iemand persoonlijk of aan een groep opgenomen in een verzendlijst.
  
  
• ACOD richt zich op de eerste plaats op haar militanten en leden.E-mail is het kanaal bij uitstek voor interne communicatie: zie communicatiestructuur.
  
  
• Voor het verspreiden van informatie in de vorm van een tekstdocument, een excelbestand, foto's, een presentatie, enz. Dit voeg je toe als bijlage.
  
  
• Door het gebruik van een specifieke handtekening als afgevaardigde maak je het onderscheid duidelijk tegenover de communicatie die je doet vanuit je job.

Voorbeeld e-mail handtekening afgevaardigde

Voornaam Naam - ACOD afgevaardigde Afdeling
Adres gewestelijk secretariaat
Postcode GEMEENTE
Tel. 0XX XX XX XX     GSM 04XX XXX XXX
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Lees ook het nieuws op www.acodlrb.be 

Weetje: de mailadressen van ACOD-secretarissen en medewerkers zijn op eenzelfde manier samengesteld: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Tips

• Schrijf persoonlijk, bondig en duidelijk.
  
  
• Stel eerst je tekst op, vergeet de bijlage niet en voeg dan pas geadresseerden toe. Zo verstuur je nooit een onafgewerkt bericht.
  
  
• Bescherm de ledenlijsten en contactgroepen van ACOD door gebruik te maken van BCC (Blind Carbon copy).
  
  
• Gebruik geen verzendlijsten van de werkgever als je daarvoor geen toelating hebt. Let op met mailen vanuit je werkmail.
  
  
• Herlees je tekst alvorens hem te versturen. Verifieer de informatie. Eens verstuurd is het moeilijk om een foutief bericht recht te zetten. Je kan ongelezen mails wel intrekken.
  
  
• Als bestanden zwaar zijn, zoals foto's of filmpjes, kan je deze op internet plaatsen en de link opnemen in je e-mail. Platformen: Youtube, OneDrive in Outlook, Facebook fotoalbum...
  
  
• Zet bestanden om in pdf als je wil dat de lay-out behouden blijft of de ontvanger er geen wijzigingen kan aanbrengen.
  
  
• Een e-mail is een snel medium op voorwaarde dat de ontvanger hem ook onmiddellijk leest. Als dit belangrijk is, kan je gebruik maken van een ontvangst- of leesbevestiging en van de functie 'hoge urgentie'. Een telefoon plegen kan ook een oplossing zijn.
  
  
• Jij hebt controle over de inhoud van je bericht en wat je verstuurt of bewaart. Je hebt geen controle wat er verder in de ketting gebeurt. Hou er rekening mee dat een e-mail terecht kan komen bij iemand waarvoor hij oorspronkelijk niet bedoeld werd. Je kan in je bericht vermelden aan wie hij gericht is, vb. 'Aan de leden van ACOD {Afdeling}'.
  
  
• Lees de veelgestelde vragen over controle e-mail door de werkgever op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit in het dossier Privacy op de werkvloer.
  
  
• Je kan gratis een e-mailadres aanmaken voor je syndicale afdeling. Vraag toestemming aan je leden voor je ze als geadresseerde toevoegt. Als je een e-mailadres aanmaakt voor je afdeling zet dan ACOD_ vooraan in je naam zodat de ontvanger in één oogopslag ziet dat het bericht van zijn vakbond komt. Het voordeel van een eigen e-mailaccount: het staat los van de werkgever, ook andere militanten kunnen er mee werken als jij afwezig bent, je kan er andere toepassingen aan koppelen vb. Invulformulier, enquête,...
  
  
• Lees de aandachtspunten voor wie communiceert in naam van de ACOD.

Welke band heeft e-mail met andere kanalen?

• De e-mailhandtekening vermeldt een vaste verwijzing naar de website.
  
  
• Doe een mailing naar je netwerk met de oproep tot registratie op de website om in te schrijven voor de digitale ACOD-nieuwsbrieven. Zo valt de nieuwsbrief van ACOD rechtstreeks in de mailbox van elke geregistreerd lid. Maak je een nieuw lid, vraag ook hem of haar zich te registreren.
  
  
• In je e-mailhandtekening kan je een verwijzing opnemen naar een lokaal communicatiekanaal (vb.'volg ons op Facebook', 'meer info op het syndicaal prikbord in de refter',...)
  
  
• Je hoeft voor wat op de website gepubliceerd staat geen lange teksten of bijlages op te nemen in je e-mail bericht. Het volstaat om er met een korte tekst naar te verwijzen en de juiste link in je e-mail te zetten. 

Specifieke doelgroep

• Interne structuur
  
  
• Wie persoonlijk contact wil en hiervoor een e-mailadres opgeeft.